MEDICINE HOSPITAL
ÇALIŞAN VE ESKİ ÇALIŞANLAR KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER 

1.BÖLÜM – GİRİŞ 

1.1 Giriş

1.2 Amaç

1.3 Kapsam

1.4 Bu Politika’nın Diğer Politikalarla İlişkisi

1.5 Güncellenebilirlik 

2. BÖLÜM  – İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİ TOPLANMASI 

2.1 İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar

2.1.1 İlan Veren Şirket Bilgilerinin Belirtilmesi

2.1.2 Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması 

2.1.3 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

2.1.4 Mülakat Sırasında İzlenmesi Gereken Adımlar 

2.2 İşe Alım Öncesi Yapılan Araştırmalarda veya Kontrollerde İzlenmesi Gereken Adımlar

2.2.1 Adayların Sağladığı Kişisel Verilerin Doğruluğunun Kontrolü ve Ek Araştırma Yapılması

2.2.2 Araştırmanın Zamanı

2.2.3 Araştırma Yöntemi

2.2.4 Araştırma İçin İzin Alınması

2.3 Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği 

3. BÖLÜM  – ÇALIŞAN VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.1 Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesinde Genel Yaklaşım 

3.1.1 Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Kişisel Veri İşleme Şartları 

3.1.2 İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması 

3.1.3 Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

3.2 Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi 

4. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN SAĞLIĞINA İLİŞKİN VERİLER

4.1 Çalışanların Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Genel Yaklaşım

4.2 Muayene ve Testlerden Elde Edilen Sağlık Verilerinin İşlenmesi 

5. BÖLÜM  – ÇALIŞAN VERİLERİNİN EREN SAĞ.HİZ.SAN.VETİC.A.Ş. TARAFINDAN İŞLENMESİ

6. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR

6.1 Yan Haklar ve Menfaatlerin Sağlandığı Durumlarda Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

6.2 Fırsat Eşitliğinin Gözetilmesi Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

6.3 Usulsüzlüklerle Mücadele Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi 

6.4 Şirket Birleşme ve Devralmaları İle Şirket Yapısını Değiştiren Diğer İşlemlerde Çalışanların Kişisel 

       Verilerinin İşlenmesi 

6.5 Disiplin Soruşturmalarında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

6.6 Çalışanların İş Faaliyetleriyle Bağlantılı Gerçekleştirdiği Elektronik Haberleşme İşlemlerine İlişkin 

      Kişisel Verilerin İşlenmesi

6.7 İş Yerinde Güvenlik Kamerası Uygulaması.

6.8 Şirket Tarafından Sağlanan Araçların Takibi 

7. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN KENDİLERİ HAKKINDA TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KANUNİ HAKLARI

7.1 Çalışanların Kanuni Hakları

7.2 Çalışanların Kanuni Haklarını Kullanmalarına ilişkin Esaslar 

8. BÖLÜM – ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞIMI 

8.1 Kişisel Veri Paylaşımına İlişkin Genel Kurallar

8.2 Kişisel Veri Paylaşımına ilişkin Bilgilendirme ve Kayıt Tutma

8.3 Kişisel Verilerin Yayınlanması 

9. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMA SÜRESİ 

9.1 Çalışanların Kişisel Verilerinin Saklanma Süresine ilişkin Kurallar

9.2 Saklanma Süresinin Dolmasından Sonra Kişisel Veriler Hakkında Alınacak Aksiyonlar 

10. BÖLÜM  – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KONUSUNDA DIŞ HİZMET SAĞLAYICI KULLANIMI

11. BÖLÜM  – KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

12. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN İŞYERİNDE GERÇEKLEŞTİRDİĞİ FAALİYETLERE İLİŞKİN KİŞİSEL 

                        VERİLERİN İŞLENMESİ 

12.1 Çalışanların Hangi Amaçlarla Hangi İş Faaliyetleri Özelinde Kişisel Verilerinin İşleneceğinin 

12.2 Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin ilgili Topluluk Şirketimizin Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri 

         Hakkında 

12.3 Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Kişisel Verilerin 

         Başka Amaçlarla Kullanılması

12.4 Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Karşı 

        Çalışanlara Savunma Hakkı Verilmesi 

13. BÖLÜM -ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU

1. BÖLÜM – GİRİŞ

1.1 Giriş

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”), kişisel verilerin korunması ve hukukauygun işlenmesi ile ilgili önemli düzenlemeler getirmektedir.

Kişisel verilerin korunması, Eren Sağlık Hiz. San. ve Tic.A.Ş. sahipliğinde Özel Medicine Hospital’in (“Şirket” veya “Hastane”) en önemli öncelikleri arasındadır. Kişisel verilerin işlenmesinde Şirketin uygun süreçlere sahip olması, hukuka uygun hareket edebilme yeteneğini önemli ölçüde arttıracak ve bu durum tüm ilgili faaliyetleri etkileyecektir.

1.2 Amaç

İşbu Politika’da Şirket çalışanlarının kişisel verileri işlenirken Kişisel Verileri Koruma Kanunu çerçevesinde 

Hangi kurallara uyulması ve ne gibi tedbirler alınması gerektiği düzenlenmektedir. Dolayısıyla işbu Politika’nın amacı, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesinin sağlanmasıdır.

1.3 Kapsam

İşbu Politika’nın birinci dereceden muhatabı Şirket’tir. Ancak, bu Politika’nın uygulanması ve Politika’da yer alan düzenlemeler, Şirket çalışanlarını ilgilendirmektedir. Şirketimiz ile hali hazırda istihdam ilişkisi devam eden çalışanların yanı sıra hala kişisel verileri işlenmekte olan eski çalışanlar ile herhangi bir Şirketimize iş başvurusunda bulunan adaylar da işbu Politika kapsamındadır. Bu Politika’da yer alan “çalışan” ifadesi, uygun olduğu ölçüde,  Şirketin çalışanlarını, eski çalışanları ve çalışan adaylarınıkapsayacaktır.

Şirketlmizin çalışan kişisel verilerinin işlenmesinden sorumlu birimleri, işbu Politika’nın icra edilmesinde en önemli rolü üstleneceklerdir. Sorumlu birimler bu Politika’nın icrası kapsamında Şirketimizin kendi içinde oluşturduğu Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’nden (“KVK Komitesi”) veya bu konuda görevlendirdikleri sorumlu kişi veya kişilerden destek alacaklardır.

1.4 Bu Politika’nın Diğer Politikalarla İlişkisi

İşbu Politika, Şirket’in çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesi konusunda Şirket alt sahipliğindeki şirketlerin de alacağı aksiyonları düzenlemekte ve kendi çalışanları için oluşturacakları politikanınçerçevesini çizmektedir. Bu Politika’da hüküm bulunmayan haller için kişisel verilerin korunması kanununda ve bağlı yönetmeliklerinde yer alan hükümler uygulanacaktır.

1.5 Güncellenebilirlik

İşbu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.Güncelleme yapılması halinde Şirket SKS Programında değiştirilerek yayımlanacaktır

2. BÖLÜM  – İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİ TOPLANMASI

2.1 İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar

2.1. 1 İlan Veren Şirket Bilgilerinin Belirtilmesi

Şirketimiz, açık pozisyonlar için işe alım sürecini iş ilanıyla (internet sitesi, gazete ilanı, istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla veya benzeri yöntemlerle) başlatabilir veya Şirkete iletilen özgeçmişleri değerlendirebilirler.

Şirketimiz, adayların kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işlemeye ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterirler. Bu kapsamda her bir iş ilanında veya başvuru formunda Şirketin unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilir.

Şirketimiz, istihdam veya danışmanlık şirketi aracılığıyla işe alım sürecini başlatması durumunda, istihdam veya danışmanlık şirketi tarafından toplanan kişisel verilerin nasıl kullanılacağının ve paylaşacağının belirtilmiş olmasını sağlamaya yönelik önlemleri alır.

2.1. 2 Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması

Şirketimiz, kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda adayları bilgilendirirler. Toplanan kişisel verilerin, aday tarafından başvurulan pozisyon dışında, başka bir pozisyon veya amaç için kullanılması veya paylaşılması öngörülüyorsa, bu kullanım ve paylaşım amaçları açıkça belirtilir.

İşe alım sürecinde kişisel verilerin toplanması için yöneltilen sorular ile kişisel veri toplamak amacıylahazırlanan formlar her açık pozisyon türüne göre değerlendirilir ve gereksiz kişisel veri toplanmasınınönüne geçecek önlemler alınır (örneğin; adayların adı, soyadı, adresi, doğum tarihi, e-posta adresi, işdeneyimi ve eğitimi hakkında sorular sorulabilir). Çalışanlardan toplanan bazı kişisel veriler, adayın işealımı onaylanmadan istenmemelidir (örneğin; banka hesap bilgileri).

Adayın başvurduğu işin niteliğine göre daha kapsamlı kişisel veri işlenmesi gerekli olabilir. Ancak, sözkonusu kişisel veriler işin niteliğine uygun olmalıdır. İşin niteliği gereği talep edilen kişisel veriler sadeceilgili pozisyon için geçerli olmalıdır.

2.1. 3 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Çalışan adayların ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, Kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı ve ceza mahkumiyeti ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Şirketimiz tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım kararı vermek amacıyla özel nitelikli kişisel veriler baz alınarak ayrımcılık yapılamaz veya bu amaçlarla işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenemez.

İşin niteliği veya kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancakbu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler, mümkün olduğunca sınırlı olarak işlenebilir. Böylebir durumda, işlenecek özel nitelikli kişisel verileri talep etme nedeni ve kullanım amacı hakkında başvuru formuyla veya ayrı bir açıklayıcı not ile aday bilgilendirilir.

Talep edilmesi gereken özel nitelikli kişisel veriler, adaydan ilerleyen aşamalarda toplanabilir nitelikteise, bu veriler işe alım sürecinin ilk aşamasında istenemez.

2.1. 4 Mülakat Sırasında İzlenmesi Gereken Adımlar

Şirketimiz; adaylar ile video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat gerçekleştirebilir.

Şirketimiz mülakatı gerçekleştiren çalışanlarını, mülakat sırasında toplanan kişisel verilerin nasıl kayıt altına alınacağı ve muhafaza edileceği hakkında bilgilendirir.

Görüşmeyi yapan ilgili kişilerin mülakat sırasında kayıt altına aldıkları kişisel veriler hakkında, ilgili aday,kişisel verilerine ilişkin kanuni haklarını kullanmayı talep ederse; bu talep Şirket tarafından en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılır. Şirketimiz, görüşmeyi gerçekleştirecek olan çalışanlarını bu konu hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz, aday tarafından ileri sürülebilecek kanuni hak kullanım taleplerinin kullanılması için gerekli önlemleri alır.

2.2 İşe Alım Öncesi Yapılan Araştırmalarda veya Kontrollerde İzlenmesi Gereken Adımlar

2.2.1 Adayların Sağladığı Kişisel Verilerin Doğruluğunun Kontrolü ve Ek Araştırma Yapılması 

İşe alım sürecinde adayların ilettiği kişisel verilerin doğruluğu Şirketimiz tarafından başka kaynaklardan teyit edilebilir. Kontrol sadece aday tarafından iletilen kişisel verilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılır.

Şirketimiz, aday tarafından iletilen kişisel verilerin doğruluğunun kontrol edilmesi durumunda, adayı bu husus hakkında (kontrol edilecek olan kişisel veriler, kullanılacak olan kontrol yöntemi ve kaynaklar 

hakkında) bilgilendirir ve açık rıza gerektiği takdirde rızasını alır. Ayrıca kontrol sonucu elde edilen bilgi ile iletilen kişisel veri arasında tutarsızlık olması durumunda, adaya durumu açıklama olanağı tanınır.Ayrıca, bazı özel durumlarda Şirketlimiz tarafından aktif bir şekilde aday hakkında ek bilgilerin elde edilmesine ilişkin araştırma yapılabilir. Araştırma yapılması yerine, istenilen bilgilerin mümkün olduğu kadar adaydan alınmasına özen gösterilmelidir.

Aday hakkında araştırma yapılabilmesi için aşağıdaki tüm koşulların mevcudiyeti aranır:

• Kullanılan yöntemler hukuka uygun olmalıdır.

• Araştırılması gereken kişisel verilerin toplanamaması durumunda, Şirketimiz açısından risk oluşması söz konusu olmalıdır.

• Aynı amaca ulaşmak için daha makul bir alternatif bulunmamalıdır.

Şirketimiz, hangi pozisyonlar için ek araştırma yapılması gerektiğini yukarıdaki koşullar ışığında önceden belirlemeye özen gösterir. Şirketimiz iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı bilgilendirme notunda, adaylara ilişkin araştırma yapılacağı, araştırmanın kapsamı ve araştırma için kullanılacak olan kaynak çeşitleri hususlarına mümkün olduğunca yer vermeye çalışırlar. Araştırma sırasında ilgili kaynaklardan bilgi alınabilmesi için adayın hangi kişisel verilerinin paylaşılacağı hakkında da adaya bilgi verilir.

2.2.2 Araştırmanın Zamanı

Şirketimiz tarafından adaylarla ilgili ek araştırma yapılması gerekli görülüyor ise, adaylara haklarında araştırma yapılacağı hususu işe alım sürecinin ilk aşamalarında bildirilir.

Şirketimiz tarafından başvuruda bulunan kişi hakkında araştırma yapılması söz konusu olduğunda, araştırma işe alım sürecinin mümkün olduğu kadar sonuçlanmasına yakın bir aşamasında yapılır. Ön elemeden geçen adayların tümüne kapsamlı araştırma yapılmaz. Ancak, açık pozisyona seçilme ihtimali yüksek adaylar hakkında kapsamlı araştırma yapılabilir.

2.2.3 Araştırma Yöntemi

Şirketimiz aday hakkında araştırma yaparken kaynakları titizlikle seçer. Bu kapsamda Şirketimiz aşağıdaki ilkelere uymalıdır:

• Araştırılan bilginin ilgili kaynaktan talep edilebilmesi için, bilgiyi söz konusu kaynaktan elde etme ihtimali yüksek olmalıdır.

• Adayın ailesi veya yakın çevresine istisnai durumlarda başvurulmalıdır.

• Araştırma sonucu elde edilen bilgi, kaynağın güvenilirliğine göre değerlendirilmelidir.

• Hiçbir istihdam kararı güvenilirliği şüpheli olan bir kaynağa dayanmamalıdır.

• Güvenilirliği kesin olmayan kaynaklardan elde edilen bilgilere itimat edilmemelidir.

• Şirketimiz, kendi bünyesindeki ilgili çalışanı veya araştırmayı üstlenecek olan kişileri araştırma yöntemi hakkında bilgilendirmelidir.

• Araştırmanın sonucu adayın aleyhine sonuçlanır ise, söz konusu durum hakkında aday bilgilendirilmelidir. Şirketimiz başvuran adayın sonuç hakkında bilgilendirilebilmesi ve adayın arzu ettiği takdirde duruma ilişkin açıklama yapabilmesini sağlayacak faaliyetler yürütmelidir.

• Adayın sonuç hakkında vereceği açıklama dikkate alınmalıdır.

• Araştırma sırasında adaydan farklı bir kişiye ilişkin kişisel veri elde edilmemesine özen gösterilmelidir.

• Adaydan farklı bir kişiye ilişkin kişisel veri toplanması ve işlenmesi halinde, ilgili kişi, söz konusu durum ve bilginin işlenme yöntemi hakkında bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirmeyi gerçekleştirebilmek amacıyla gerekli faaliyetler yürütülmelidir.

2.2.4 Araştırma İçin İzin Alınması

Araştırma sırasında üçüncü bir kişiden bilgi ve belgenin toplanması adayın rızasına bağlı ise Şirketimiz adaydan açık rıza almalıdır. Üçüncü kişinin adaydan açık rıza alması yerine, Şirketimizin açık rızayı doğrudan adaydan alması yöntemi mümkün olduğunca tercih edilmelidir.

2.3 Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği

2.3.1 Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

İşe alım sürecinde Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe başvuran adaylara da gösterir. Bu kapsamda özellikle aşağıdaki önlemler alınır:

• Başvurular dijital ortamda iletiliyor ise, Şirketimizin güvenli bir sistem kurmasıgerekir. Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir.

• Başvurular posta veya faks aracılığıyla iletiliyor ise, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye

başvuruların iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır.Şirketimiz adayların kişisel verilerine erişimi, işe alım süreçlerini yürütmekle görevli olan kişilerle sınırlar. Söz konusu kişiler, adaylara ait kişisel verilerin işlenmesi ile alınacak güvenlik önlemleri hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilir.

2.3.2 İşe Alım Sürecine ilişkin Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek adına her türlü teknik, idari ve hukuki tedbiri alır.

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan bir süre boyunca saklar. İş hukuku ve diğer ilgili düzenlemelere uyumlu olarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda, kişisel veriler, Şirketimiz tarafından veya adayın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Geçerli bir sebep olmadığı takdirde (muhtemel uyuşmazlıkların çözümü gibi), Şirketimiz ilgili kişisel verileri işe alım sürecinden dolayı doğabilecek taleplerin zamanaşımı süresi bitiminden sonra muhafaza etmezler. İlgili zamanaşımı süresinin bitiminden itibaren adayın kişisel verileri anonimleştirilerek saklanmaya devam edilebilir.

İşe alım sürecinde adayın durumu hakkında araştırma yapılmış veya herhangi bir şekilde üçüncü kişilerden veri temin edilmiş ise, üçüncü kişilerden elde edilen bilgiler en kısa sürede silinir. Şirket araştırma yapılıp yapılmadığını, araştırmanın sonucunu ve adayın işe alınıp alınmadığını belirterek araştırmanın sonuçlarını saklayabilir.

2.3.3 İşe Alınan Adayların Çalışan Kayıtlarına Aktarılması Gereken Kişisel Verileri

Şirketimiz açık pozisyona kabul edilen başarılı adayların özlük dosyalarına, adaylık süreci boyunca elde edilen kişisel verilerden hangi verilerin aktarılacağını özenle belirler. İş ilişkisi ve özlük dosyasının kapsamı gereği gerekli olmayan kişisel veriler yeni çalışanın özlük dosyasına aktarılmaz.

2.3.4 Başvurusu Kabul Edilmeyen Adayların Kişisel Verileri

Şirketimiz başarıyla sonuçlanmayan başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek isterlerse, kayıtlarda adayların kişisel verilerini tutabilirler. Bu amaçla kişisel veri tutulacaksa; iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı belgelerde Şirketimizin adayları bu konuda bilgilendirmeleri ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtmeleri gerekmektedir.

3. BÖLÜM  – ÇALIŞAN VERİLERİNİN İŞLENMESİ

3.1 Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesinde Genel Yaklaşım

3.1.1 Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Kişisel Veri İşleme Şartları

Şirketimiz, çalışanlarını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz, işledikleri kişisel verileri değerlendirerek, KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak bu verileri işlerler. Bu şartlar;

• Çalışanın açık rızasının olması,

• Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Fiili imkansızlık sebebiyle çalışanın açık rızasının alınamaması,

• Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,

• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

• Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• Meşru menfaate dayalı olarak verilerin işlenmesidir.

Bu şartlardan en az birisinin varlığı halinde kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilebilir. Veri işlemefaaliyeti, şartlardan birisine veya birden fazlasına dayalı olarak gerçekleştirilebilir.

Açık rıza alınması gereken durumlarda, söz konusu açık rıza alma işlemi, kişisel verilerin işlenmesindenönce tamamlanır. Şirketimiz, kişisel verilerinin saklanması, kullanılması ve paylaşılmasına ilişkin olarakçalışanların bilgilendirilmesi konusunda, kendilerine özgü şartlara göre en faydalı yöntemi tespit eder ve uygular.

3.1.2 İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması

Şirketimiz, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine çalışanlardan kişisel veri toplar. Şirketimiz, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar.

Yukarıda belirtilen prensibe uyumluluğu sağlamak amacıyla çalışanların kişisel veri girişi yaptığı her türlüform ve girdi yöntemi denetlenir. Bu denetim, mevcut form ve girdi yöntemleri için en kısa sürede; yenioluşturulacak form ve girdi yöntemleri için bunların kullanılmasına başlanmadan önce tamamlanır.

Yapılacak denetim neticesinde gereksiz veri toplanmasını sağlayan kısımlar ilgili form ve girdi yönteminden çıkarılır. Ayrıca bu kısımlar sayesinde elde edilen kişisel veriler derhal silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.

3.1.3 Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin güncelliğini sağlamak adına gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda özellikle aşağıda hususlara dikkat edilir:

• Çalışanların, değişme ihtimali olan kişisel verileri (adres, telefon, aile/yakın bilgisi vb.) tespit edilir.

• Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda kolayca görülmesine yönelik önlemler alınır.

• Değişme ihtimali olan kişisel verilerin elektronik ortamda herkes tarafından değil; sadece ilgili çalışanın kendisi ve diğer erişim yetkilileri tarafından görülmesi sağlanır.

• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verileri elektronik ortamda görmesi imkanı bulunmuyorsa; bu kişisel verilerin fiziki ortamda gösterilebilmesi için gereken tedbirler alınır.

• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verilerini güncel tutmaları sağlanır. Bu kapsamda farkındalık çalışmaları ile ilgili insan kaynakları personeli tarafından aktif takip yapılır.

Yukarıda açıklanan yöntem haricinde Şirketimiz; kendine özgü koşullara göre çalışanların işlenmekte olan kişisel verilerini güncel tutmak için gerekli önlemleri alır.

3.2 Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi

Kişisel verilerin bir kısmı, KVK Kanunu kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

Özel nitelikli kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar,kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ilgili veriler ilebiyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketimiz, sağlık verilerini, çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işleyebilir:(i) Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, kanunlarda öngörülen hallerde,(ii) Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.

 4. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN SAĞLIĞINA İLİŞKİN VERİLER

4.1 Çalışanların Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Genel Yaklaşım

4.1.1 Sağlık Verilerinin Zorunlu Olmadıkça İşlenmemesi ve Ayrı Saklanması

Sağlık verileri, özel nitelikli kişisel veriler arasında yer almaktadır. Başta çalışanların kaza ve hastalık raporları olmak üzere çalışanların sağlık verileri, diğer kişisel verilerinden ayrı olarak saklanır. Çalışanın işe gelmediği günlere ya da karıştığı kaza ve diğer olaylara ilişkin bilgiler kullanılırken çalışanın sağlık verilerinin kullanılmasından mümkün olduğunca kaçınılır.

4.1.2 Sağlık Verilerinin Belirtilen Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanlara yapılacak sağlık anketlerinde, sadece gerçekten gereken bilgilerin toplandığından emin olur ve gereksiz bilgi talep edilmemesi hususuna özen gösterir. Şirketimiz, çalışanlardan tüm sağlık verilerini şirket ile paylaşması için genel bir açık rıza vermesini isteyemez. Şirket, sadece belirtilen amaç için gerçekten gerekli olduğu düşünülen sağlık verilerinin şirketle paylaşılmasını isteyebilir.

4.1.3 Sağlık Verilerini İşleyecek Kişilerin Belirlenmesi

Çalışanların sağlık verilerini işleyecek veya işlemeye yetkilendirecek Şirketimiz çalışanlarının ilgili mevzuat ve oluşturulan gizlilik politikası hakkında bilgi sahibi olması sağlanır. Çalışanın sağlık verileri bu işi yapmaya yetkin kişiler tarafından analiz edilir. Şirketimiz, çalışanlara, sağlık verilerinin hangi amaçlar çerçevesinde kullanıldığını ve bu verilere kimin, ne amaçla eriştiğini anlaşılır bir biçimde bildirmeye özen gösterir.

4.1.4 Sağlık Verilerinin Paylaşımı ve Bu Verilere Erişim

Sağlık verilerinin paylaşımında özel nitelikli kişisel veriler için getirilen yasal yükümlülükler dikkate alınarak ve bu yükümlülüklere uygun olarak bu paylaşım işlemleri yürütülür. Şirketimiz, çalışanların sağlık verileri ile ilgilenen kişilerin yukarıdaki durumlar hakkında bilgilendirilmesini ve eğitilmesini düzenli aralıklarla sağlar. Ayrıca Şirketimiz kendi içlerinde, bu kişilerin ilgili şirketin KVK Komitesi’nden veya kişisel verilerin korunması konusunda görevlendirilen yetkililerinden gerekli desteği alabilmesine yönelik düzenlemeler yapılır. Şirketimiz, kural olarak, çalışanların sağlık verilerini diğer çalışanların erişimine açmazlar. Ancak hukuken iŞirketimiz’in meşru menfaatleri gereği bir işin ve bu işle ilgili olarak da bu verilerin işlenmesi zorunlu ise; bu işle görevli olan personelin işin gereğini yerine getirmekle sınırlı olmak kaydıyla bu kişisel verileri işlemeleri için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak kendilerine erişim hakkı sağlanır.Yöneticilerin kendi yönetimsel rollerini yerine getirebilmeleri açısından zorunlu olarak bilmeleri gerekensağlık verileri, yöneticilere açıklanabilir. Şirketimizin yöneticileri, sağlık verilerinin hassasiyeti ve bu verilerin KVK Kanunu’ndaki işleme şartları konusunda, sağlık verileri kendileriyle paylaşılmadan önce bilgilendirir.

4.2 Muayene ve Testlerden Elde Edilen Sağlık Verilerinin İşlenmesi

4.2.1 Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Şirket Politikasının Çalışanlara Bildirilmesi 

Şirketimiz, çalışanların sağlık verilerinin işlenmesine ilişkin izlenen politikaların şeffaf olmasına özen gösterir.

Şirketimiz; sağlık testlerinin yapılacağı yerlere, testlerin niteliğine, test sonucu elde edilen verilerin nasıl kullanılacağı ve korunacağına ilişkin şartları belirler. Bu şartlar hakkında çalışanları bilgilendirmeye özen gösterir.

4.2.2 İşe Alınması Muhtemel Olan Adayların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin İşlenmesi Şirketimiz, işe alınması muhtemel olan adayların söz konusu işe uygun olup olmadığına karar vermek için ilgili adaya testler yapılmasını talep edebilir. Bu testleri aynı zamanda herhangi bir kanuni yükümlülüğünü yerine getirmek için veya muhtemel çalışanın tabi olacağı sigorta türünü belirlemek için de yapabilir. Şirketimiz, muayene ve testlerin hangi amaçlarla yürütüleceğini önceden belirler. Şirketimiz, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler.İşe alım sürecinde tıbbi muayene veya sağlık testi sadece kişinin gerçekten işe alınma ihtimali yüksek iseyapılır. Şirketimiz, iş başvurusu sürecinin ilk zamanlarında, işe alınma ihtimalinin yüksek olması halinde sağlık muayenesi veya testi yapılabileceğine dair adayı bilgilendirir.

4.2.3 Çalışanların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması

Şirketimiz, iş sağlığı ve güvenliği programı kapsamında tıbbi muayene ve testler aracılığıyla çalışanlara ait sağlık verilerini toplayabilir. Yasal mevzuata göre zorunlu muayene ve testler dışında kalan muayene ve testlere katılmak, çalışanın kendi seçimine bırakılır. Şirketimiz, muayene ve testlerin hangi amaçlarla yürütüleceğini önceden belirler. Şirketimiz, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahilolunabilecek yöntemleri izler. Örneğin, çalışanın sağlık verilerini öğrenmek için muayene sonuçlarına bakmak yerine sağlık anketi yapabilir.

4.2.4 Muayeneden Elde Edilen Numunelerin Belirtilen İşleme Amacı Dışında Kullanılmaması

Şirketimiz, sağlık kontrollerinin ve testlerin hangi amaçla gerçekleştirildiği konusunda çalışanları açıkça bilgilendirir. Şirketimiz hiçbir şekilde çalışandan gizli bir şekilde ona ait biyometrik/genetik numunelerini(parmak izi, saç teli vs.) toplayamaz. Kanuni sebeplere dayalı olarak gerçekleştirilen faaliyetler istisnaoluşturur.

5. BÖLÜM  – ÇALIŞAN VERİLERİNİN EREN SAĞLIK HİZ.SAN.A.Ş. TARAFINDAN İŞLENMESİ

Eren Sağlık Hiz.Tic.A.Ş. sahipliğindeki şirketlerde, aşağıda belirtilen amaçlarla çalışan kişisel verilerini temin etmekte ve işlemektedir:

• Şirketimizin çalışanlarının performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi ve takibi süreçlerine destek olunması,

• Şirketimizin yabancı çalışanlarının çalışma/oturma izni başvuru süreçlerine destek olunması,

• Şirketimizin çalışanlarına sağlanan yan hakların ve menfaatlerin planlanması ve takibi süreçlerine destek olunması,

• Şirketimiz çalışanlarının ücret yönetimi ve prim süreçlerinin planlanması ve icrası konusunda 

• Şirketimizin, varsa Toplu İş Sözleşmesi süreçlerine destek olunması, 

• Şirketimizin stratejik insan kaynaklarının planlanması, yedekleme süreçleri ve organizasyonel gelişim faaliyetleri konusunda destek olunması,

• Şirketimizin üst düzey yöneticilerinin atama, terfi ve işten ayrılma kararlarının uygulanması ve ilgili duyuruların yapılması,

• Şirketimizin üst düzey yöneticilerinin ücret ve prim paketlerinin belirlenmesi konusunda destek olunması,

• Şirketimizin çalışan bağlılığının ölçümlenmesi süreçlerinin planlanması ve yürütülmesine destek olunması,

• Şirketimizin çalışanlarının kariyer gelişimi, eğitim ve yetenek yönetimi faaliyetlerinin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması,

• Şirketimiz işe alım süreçlerine destek olunması,

• Şirketimizin şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,

• Şirketimize tabi oldukları mevzuata uyum konusunda destek olunması,

• Eren Sağ.Hiz.Tic.A.Ş. itibarının korunmasına yönelik çalışmaların, sürdürülebilirlik ve sosyal sorumluluk çalışmalarının yürütülmesi,

• Şirketimiz genelinde etkinlikler düzenlenmesi,

• Şirketimiz çalışanlarına yönelik iletişim, haberleşme faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığının sağlanması süreçlerinin yürütülmesi.

Şirketimiz, çalışan kişisel verilerinin bahsi geçen amaçlarla işlenmek üzere Eren Sağ.Hiz.A.Ş.’ne aktarımına ilişkin olarak çalışanlara KVK Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgilendirmeleri yapacak ve gerekmesi halinde ilgili açık rızaları temin edecektir.

6. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR

6.1 Yan Haklar ve Menfaatlerin Sağlandığı Durumlarda Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Özel sağlık sigortası, hayat sigortası, ferdi kaza sigortası, şirket aracı, bireysel emeklilik, esnek yan faydaprogramı ya da benzeri faydalar bu başlık altında yan haklar ve menfaatler olarak adlandırılır. Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin çalışanlara yan haklar ve menfaatler sağlamak için hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılmasında, asgari düzeyde veri paylaşmaya özen gösterir. Bahsi geçen üçüncü kişilerle sadece, ilgili yan hak ve menfaatin sağlanması için zorunlu olan kişisel veriler paylaşılır. Ayrıca, bu kapsamda toplanan kişisel verilerin başka bir amaçla kullanılmaması için gerekli tedbirler alınır.

Hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılacak kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadıkları paylaşımdan önce değerlendirilir. Hizmet alınan üçüncü kişiler ile yapılacak kişisel veri paylaşımları hakkında Çalışanların bilgilendirilmesi sağlanır. Bu kapsamda, çalışanların hangi kişisel verilerinin paylaşıldığı ve bunların ne amaçla kullanılacağı çalışana açıklanır.

6.2 Fırsat Eşitliğinin Gözetilmesi Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz çalışanlar arasında fırsat eşitliğini sağlamak amacıyla gerekli olduğu ölçüde kişisel veri işleyebilir.

Fırsat eşitliğinin sağlanması için işlenen kişisel veriler belirli aralıklarla kontrol edilir. Fırsat eşitliğinin

sağlanması amacıyla işlenen kişisel veriler mümkün olan en geniş kapsamda anonimleştirilerek kullanılır.

6.3 Usulsüzlüklerle Mücadele Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanların usulsüz işlemlerini engellemek adına değişik birimlerde bulunan kişisel veri setlerini karşılaştırabilir. Usulsüzlüklerle mücadele kapsamında yapılacak kişisel veri seti karşılaştırma işlemleri için kurallar Şirketimiz tarafından belirlenir.

Şirketimiz usulsüz işlemlerin tespiti amacıyla çalışanlarının kişisel verilerini ancak aşağıdaki koşullar veya benzeri koşullardan birinin varlığı halinde paylaşır:

• Hukuken ilgili çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmasının zorunlu olması,

• Çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmaması halinde bir suçun önlenmesinin ya da tespit edilmesinin mümkün olmayacağına dair güçlü şüphe bulunması,

• İlgili çalışanın iş sözleşmesinde, kişisel verilerinin bu kapsamda paylaşılmasına ilişkin hüküm bulunması.

6.4 Şirket Birleşme ve Devralmaları İle Şirket Yapısını Değiştiren Diğer İşlemlerde Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirket birleşme ve devralmaları da dahil şirket yapısını değiştiren tüm işlemler bu bölüm altında değerlendirilmektedir.

6.4.1 Şirket Yapısı Değişikliği İçin Çalışanların Kişisel Verilerinin Paylaşılması

Şirketimiz, şirket yapısı değişikliği amacıyla çalışanların kişisel verilerini paylaşma gereksinimi duyduklarında; öncelikle bu kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilerek paylaşılmasını sağlar.Anonimleştirilerek paylaşılması mümkün olmayan çalışan kişisel verileri için karşı taraftan sadece şirketyapısı değişikliği ile ilgili işlemleriyle sınırlı olarak bu kişisel verileri kullanacağı, kişisel verilerin KVK Kanunu’nun veri güvenliği hükümleri uyarınca korunacağı ve KVK Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işleneceği, kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmayacağı ve ilgili işlemler tamamlandıktan sonra kişisel verilerin silineceği veya yok edileceğini konularında taahhüt alınır.

6.4.2 Bilgilendirme Yapılması

Bilgilendirmenin ilgili Şirketimiz menfaatlerine olumsuz herhangi bir etkisi olmayacak ise, çalışanlara hangi kişisel verilerinin ne amaçla paylaşıldığına ve kullanılacağına ilişkin bilgilendirme yapılır.Çalışanlar, ayrıca, hangi kişisel verilerinin şirket yapısı değişikliği sonucu yeni işverenlerine aktarılacağıkonusunda bilgilendirilir.

6.5 Disiplin Soruşturmalarında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, disiplin soruşturmaları sırasında da çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yükümlülüklere aynen uymak zorundadırlar. Bu kapsamda özelikle aşağıdaki aksiyonlar alınır:

• Disiplin soruşturmalarına ilişkin politika ve prosedürlerin kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerle uyumlu hale getirilmesi,

• Disiplin soruşturmaları kapsamına giren kişisel verilere de çalışanların kişisel verilerine erişme hakkı kapsamında erişilebileceği konusunda disiplin soruşturmaları yapmaya yetkili kişilerin bilgilendirilmesi,

• Disiplin soruşturmaları sırasında hukuka aykırı yöntemlerle kişisel veri elde edilmemesini sağlayacak önlemlerin alınması,

• Disiplin soruşturmaları sırasında kullanılacak olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasına dikkat edilmesi,

• Disiplin soruşturmasına ilişkin kişisel verilerin ve kayıtların güvenli şekilde saklanması,

• Çalışanlar hakkındaki asılsız iddiaların, eğer bunların silinmemesi için herhangi bir hukuki sebep bulunmuyorsa, çalışanların dosyalarından silinmesinin sağlanması.

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerine sadece disiplin soruşturmasının varlığı sebebiyle keyfi olarak erişilmesine engel olurlar. Bu kapsamda kişisel verilerin elde edilme amaçlarına uygun düşmüyorsa veya soruşturma konusunun ciddiyetine göre kişisel verilere erişmek orantısız bir işlem olarak değerlendiriliyorsa salt disiplin soruşturması nedeniyle çalışanların kişisel verilerine erişilemez. Soruşturmayı yürütenler, çalışanların kişisel verilerine erişme yetkileri konusunda her soruşturma süreci öncesinde KVK Komitesi tarafından bilgilendirilir.

6.6 Çalışanların İş Faaliyetleriyle Bağlantılı Gerçekleştirdiği Elektronik Haberleşme İşlemlerine

      İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi

6.6.1 Elektronik Haberleşme Araçlarının Kullanımına İlişkin Politika Belirlenmesi

Şirketimiz tarafından çalışanlara sunulan telefon, faks, e-posta, laptop, internet ve benzeri elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının denetlenmesi söz konusu ise, bu elektronik haberleşme araç ve vasıtalarının kullanımına ilişkin politika belirlenerek çalışanların bilgisine sunulur. Bu politika içerisinde, çalışanların belirlenen kurallara aykırı davranması halinde uygulanacak yaptırımlara da yer verilir.Elektronik haberleşme araçlarının kullanımına ilişkin mevcut politikalar var ise, bu politikaların kişiselverilerin korunması mevzuatı ile diğer ilgili mevzuata uyumluluğu değerlendirilir; politikalar kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu olacak şekilde revize edilir. Şirketimiz elektronik haberleşme araçlarının şahsi kullanımı konusunda kendi politikalarını belirler. Elektronik haberleşme araçlarının şahsi amaçlarla kullanıma izin verilmesi halinde, izin verilen şahsi kullanım sınırları belirlenir ve çalışana bu sınırlar bildirilir. Çalışanların, işle ilgili haberleşme içeriklerinin her zaman denetlenebileceğinin farkında olmaları ve bu konuda bilgilendirilmeleri önem taşır.

6.6.2 Kurumsal Elektronik Posta Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Şirketimiz, çalışanların kurumsal e-postalarının kullanımına yönelik faaliyetleriyle alakalı kişisel verilerini işleyebilir. Bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin kapsamı ve amacı konusunda çalışanların açık bir şekilde bilgilendirilmesi esastır. Buna ilaveten bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin hukuki niteliği ve kapsamı konusunda mutlaka hukuki değerlendirme yapılır.

6.6.3 İnternet Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz, işyerindeki internet kullanımına ilişkin sınırlamalar getirebilir ve bu sınırlamalara uyulup uyulmadığını denetleyebilir. İnternet kullanımına ilişkin kişisel verilerin işlenmesinde,  Şirketimiz bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında çalışanlarını açık bir şekilde bilgilendirir. Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için internet kullanımının izlenmesi gerekmekte ise veya ilgili veri işleme KVK Kanunu’nda belirtilen şartlardan bir başkasını karşılıyor ise, çalışanlardan ayrıca açık rıza alınması gerekmez. Ancak bu kişisel verilerin KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri sahibinin rızasına tabi olmayan kişisel veri işleme şartlarına dayalı amaçlar dışında işlenmesi durumunda ayrıca çalışandan açık rıza alınır.

6.6.4 Elektronik Haberleşme İşlemlerine İlişkin İşlenen Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Şirketimiz, çalışanların iş faaliyetleriyle bağlantılı gerçekleştirdiği elektronik haberleşme işlemlerine ilişkin kişisel verilerinden hangilerinin saklanacağı ve bu bilgilerin saklanma süresine ilişkin prosedürlerini belirler. Mevzuattan kaynaklanan başka bir yükümlülük mevcut değilse, bu Politika’da belirtilen amaçlarla işlenen kişisel veriler, iş sözleşmesi süresi boyunca ve sözleşmenin bitiminden itibaren gerçekleştirilen faaliyetin niteliğine göre ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlığın gerektirdiği zamanaşımı süresi boyunca saklanabilir. Bu verilerin saklanmasına izin veren hukuki düzenlemeler dikkate alınarak verilerin saklanma süresi gözden geçirilir. Bu süre istisnai durumların varlığı halinde uzatılabilir. Sürenin uzatılması halinde çalışanlar süre uzatımına, gerekçeye ve saklanan kişisel veri tiplerine ilişkin bilgilendirilir.

6.5 İş Yerinde Güvenlik Kamerası Uygulaması

Şirketimiz, işyerlerinin güvenliği için çeşitli noktalara güvenlik kameraları yerleştirebilmektedir.  Bu güvenlik kameralarının görüntü alanlarının tüm işyerini değil; sadece özel risk taşıyan alanları, giriş – çıkış ve benzeri alanları kapsamasına özen gösterilir. Şirketimiz, çalışanları güvenlik kamerası ile çekim yapılan, güvenlik kameraları ile izlenen alanlar ve izlemenin amaçları hakkında bilgilendirmeye özen gösterir.

6.7 Şirket Tarafından Sağlanan Araçların Takibi

Şirketimiz tarafından çalışanlara araç tahsis edildiği durumlarda; tahsis edilen araçların kat edilen mesafenin belirlenmesi, akaryakıt kullanımı ölçümü, konum verisinin alınması ve benzeri amaçlarla takibi yapılabilir. Bu takip ile ilgili çalışanlar önceden bilgilendirilir.

7. BÖLÜM  – ÇALIŞANLARIN KENDİLERİ HAKKINDA TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KANUNİ HAKLARI

7.1 Çalışanların Kanuni Hakları

Çalışanlarımız aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren 

sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7.2 Çalışanların Kanuni Haklarını Kullanmalarına ilişkin Esaslar

Şirketimiz, çalışanların kanuni haklarını kullanabilmelerini, gerekli başvuruların yapılabilmesini ve yapacakları başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilmesini sağlayacak her türlü idari, hukuki ve teknik önlemleri alır ve ilgili süreçleri tasarlayarak bu konuda çalışanları bilgilendirirler. Şirketimiz tarafından kanuni haklarını kullanan çalışanlara verilecek cevaplarda üçüncü kişilerin kişisel verilerinin ifşa edilmemesi için gereken her türlü özen gösterilir.

(2. SAYFAYA GİT - DEVAMI)